In een wereld waar (digitale) ontwikkelingen de toon zetten, kun je er niet meer omheen: structurele aanpassingen binnen je organisatie zijn onvermijdelijk. Een van die ontwikkelingen is het gebruik van digitale checklisten en formulieren, en het is absoluut de moeite waard om deze trend te volgen. In deze blog vertellen we je welke voordelen ze bieden en geven we tips waar je op moet letten als je zelf aan de slag wilt gaan.
Standaardiseren van processen
Een van de grootste voordelen van digitale checklisten en formulieren is dat ze helpen om werkwijzen in een fabriek te standaardiseren. Door vaste procedures vast te leggen en consequent uit te voeren, verklein je de kans op fouten en onverwachte stilstanden. Dit betekent dat machines en installaties altijd op dezelfde manier worden onderhouden en operators precies weten wat hun taken zijn. Het mooie van digitaliseren is dat het niet alleen voor consistentie zorgt, maar ook dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest up-to-date versie van de checklist of het formulier.
Altijd en overal toegankelijk
Daarnaast zijn digitale checklisten op allerlei apparaten beschikbaar, zoals smartphones, tablets en computers. Hierdoor hebben medewerkers op de werkvloer altijd en overal toegang tot de juiste informatie, ongeacht waar ze zich in de fabriek bevinden. Dit maakt het werk een stuk efficiënter, want je hoeft niet meer te zoeken naar papieren formulieren. Daarnaast kunnen updates of wijzigingen in procedures meteen worden doorgevoerd, zodat iedereen altijd met de meest recente versie werkt.
Verminderen van afwijkingen en fouten
Digitale checklisten en formulieren maken het makkelijker en sneller om afwijkingen in het productieproces te identificeren en rapporteren. Zodra een afwijking wordt opgemerkt, kan deze direct digitaal worden vastgelegd en gedeeld met de teamleider die verantwoordelijk is. Hierdoor kunnen problemen snel worden aangepakt en voorkom je dat dezelfde fouten opnieuw gebeuren. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om foto’s en video’s toe te voegen aan de rapportages, wat de communicatie een stuk duidelijker en visueler maakt.
Eenvoudige sjablonen en digitale ondertekening
Maar ze zijn ook makkelijk aan te passen aan de specifieke behoeften van jouw fabriek. Met de nieuwste platforms kunnen managers en operators eenvoudig nieuwe formulieren of checklisten maken met behulp van vooraf opgestelde sjablonen. Op die manier passen de checklisten altijd bij de werkomstandigheden en productievereisten. Daarnaast kunnen formulieren en checklists digitaal worden ondertekend en hierdoor vergroot de verantwoordelijkheid van operators en teamleiders. Het zorgt tevens voor een duidelijke traceerbaarheid van wie welke taak heeft uitgevoerd.
Integratie tussen shifts en locaties
Het gebruik van digitale formulieren en checklists is ook ideaal voor bedrijven die in meerdere shifts werken of meerdere locaties hebben. Je kunt de checklisten namelijk makkelijk delen tussen teams en afdelingen, waardoor dezelfde werkwijze overal gevolgd wordt, of dat nu op verschillende productielijnen of locaties is. Resultaat? Een uniforme aanpak binnen het bedrijf en eenvoudiger om prestaties en procedures te monitoren en verbeteren.
