De vraag komt bijna altijd te laat. Pas als er al drie demo’s zijn geweest en iemand roept dat het toch maatwerk moet worden, gaat het gesprek over de keuze zelf.
Dat is zonde, want de keuze is meestal binnen een uur te maken. Je hebt er vijf vragen voor nodig.
Doet je proces iets wat je concurrent niet doet?
Dit is de belangrijkste vraag, en de meeste bedrijven beantwoorden hem te bescheiden.
Standaardsoftware is gebouwd voor het gemiddelde van een branche. Lijkt jouw manier van werken op dat gemiddelde, dan is een pakket bijna altijd de betere koop. Sneller, goedkoper, en iemand anders houdt het bij.
Maar bedrijven groeien zelden door gemiddeld te zijn. Vaak zit er precies één ding in je proces waar klanten voor terugkomen: een manier van calculeren, een levervorm, een service die anderen niet bieden. Dwing dat in een standaardpakket en je slijpt het eraf. Je wordt goedkoper in beheer en minder herkenbaar in de markt.
Vraag jezelf dus niet af of het pakket het aankan. Vraag je af wat je opgeeft.
Hoeveel van het pakket ga je gebruiken?
Kijk naar de laatste licentie die je hebt gekocht. Welk deel van de functies gebruikt iemand daadwerkelijk?
Bij de meeste MKB-bedrijven ligt dat tussen de tien en dertig procent. Je betaalt voor een volle gereedschapskist en gebruikt drie stuks. Dat is prima zolang die drie stuks precies passen. Het wordt vervelend zodra je aan het pakket gaat sleutelen om ze passend te maken.
De regel daarachter: hoe verder je van de standaardinstellingen af moet, hoe minder standaard je oplossing eigenlijk is. Alleen betaal je dan voor allebei.
Waar zit het werk dat je klanten zien?
Interne software mag saai zijn. Alles wat je klant aanraakt, mag dat niet.
Dat is de reden dat veel bedrijven hun administratie in een pakket houden en de klantkant apart bouwen. Je boekhouding hoeft niet uniek te zijn, je klantcontact wel. Een klantportaal laten maken bovenop een bestaand pakket is daarom vaker de juiste route dan het hele pakket vervangen.
Diezelfde splitsing werkt voor leveranciers, dealers en de buitendienst. Een portaal laten maken dat op je huidige systeem leunt, laat de administratie staan waar hij staat en verandert alleen hoe mensen erbij komen.
Wat gebeurt er als je over drie jaar wilt schakelen?
De eerlijke vraag bij maatwerk is niet wat het kost. Het is wat er gebeurt als je van gedachten verandert.
Bij een pakket weet je dat: exporteren, migreren, opnieuw inrichten. Bij maatwerk hangt het volledig af van hoe het gebouwd is. Vraag daarom vooraf hoe je data eruit komt en wie eraan kan werken als je met een andere partij verder wilt. Een bouwer die daar vlot antwoord op geeft, heeft erover nagedacht. Een bouwer die er ongemakkelijk van wordt, geeft je het antwoord ook.
Kun je over acht weken iets aanklikken?
Dit is de vraag die de meeste offertes filtert.
Grote trajecten mislukken zelden op techniek. Ze mislukken omdat er negen maanden tussen de handtekening en het eerste werkende scherm zitten, en in die negen maanden verandert je bedrijf. Wie een werkende eerste versie in acht weken neerzet, dwingt zichzelf te beginnen bij wat er echt toe doet.
Vraag dus niet alleen om een prijs. Vraag wanneer je iets kunt aanklikken, en met welk deel ze beginnen. Het antwoord op die tweede vraag zegt meer over de partij dan de offerte.
De keuze is zelden alles of niets
De meeste bedrijven die hier goed uitkomen, kiezen geen kant. Ze houden hun pakket voor wat het goed doet, en bouwen apart wat hen onderscheidt.
Dat is geen compromis. Het is de kans om te stoppen met betalen voor functies die je niet gebruikt, en te investeren in het stuk waar je klant je aan herkent.
